1. Überblick
Die folgenden Datenschutzinformationen informieren Sie über Art und Umfang der Verarbeitung sogenannter personenbezogener Daten von Aktionär*innen und deren gesetzlichen oder rechtsgeschäftlichen Vertreter*innen der DOUGLAS AG. Die nachfolgenden Informationen sind dabei allein auf die Verarbeitung aufgrund der Stellung als Aktionär*in oder Aktionärsvertreter*in beschränkt.
Personenbezogene Daten sind Informationen, die Ihrer Person direkt oder mittelbar zuzuordnen sind bzw. zugeordnet werden können.
2. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten
Diese Datenschutzinformationen gelten für die Datenverarbeitung durch die
DOUGLAS AG
(„Verantwortlicher“ oder „wir“, „uns“ etc.)
Luise-Rainer-Straße 7-11
40235 Düsseldorf
E-Mail: ir@douglas.de
Telefon: +49 211 16847 8326 | Fax +49 211 16847 778326
Der/die betriebliche Datenschutzbeauftragte der DOUGLAS AG ist unter der o.g. Anschrift, zu Hd. Abteilung Datenschutz, bzw. per E-Mail an datenschutz@douglas.group erreichbar.
3. Zwecke der Datenverarbeitung, Rechtsgrundlagen und berechtigte Interessen, die von uns oder einem Dritten verfolgt werden sowie Kategorien von Empfängern
Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten der Aktionär*innen und ihrer Vertreter*innen zu nachfolgenden Zwecken:
3.1 Eintragung im Aktienregister
Aktien der Douglas AG sind Namensaktien. Vor diesem Hintergrund sind wir gemäß der gesetzlichen Regelung des § 67 Abs. 1 Aktiengesetz (AktG) verpflichtet, ein Aktienregister zu führen, das den Namen, das Geburtsdatum, die Postanschrift und die elektronische Adresse des/r Aktionär*in sowie die Stückzahl der Aktien oder die Aktiennummer führt. Als Aktionär*in der Douglas AG sind Sie verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen.
Bei dem Erwerb oder der Verwahrung von DOUGLAS AG Namensaktien leiten die mitwirkenden Intermediäre (z.B. Kreditinstitute) im Sinne von § 67 Abs. 4 AktG die für die Führung des Aktienregisters relevanten Angaben der Aktionär*innen (z.B. neben den zuvor genannten Daten auch Staatsangehörigkeit und einreichende Bank) und ggf. deren gesetzliche oder rechtsgeschäftliche Vertreter*innen an die Computershare Deutschland GmbH & Co. KG weiter (siehe auch Ziffer 4. Kategorien von Empfängern). Die Computershare Deutschland GmbH & Co. KG verwaltet das Aktienregister und somit die informationstechnologische Abwicklung von Wertpapiergeschäften im Auftrag der DOUGLAS AG. Eine Einsicht der Daten ist für uns nur über das von der Computershare Deutschland GmbH & Co. KG betriebene Aktienregister möglich.
Dies geschieht sowohl über Intermediäre im Rahmen von Anfragen der DOUGLAS AG zur Offenlegung von Fremdbesitz (§§ 67 Abs. 4 S. 2 und 3, 67d AktG), als auch über die Clearstream Banking AG, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Kreditinstitute wahrnimmt (siehe auch Ziffer 4. Kategorien von Empfängern). Verkaufen Aktionär*innen ihre Aktien, wird uns dies ebenfalls über Intermediäre, insbesondere die Clearstream Banking AG gemeldet.
Aktionär*innen, die ihre Aktionärsrechte nicht persönlich wahrnehmen, können eine/n Vertreter*in bevollmächtigen. Zur Person des/r Vertreters*in teilt uns der/die Aktionär*in regelmäßig dessen/deren Namen und Wohnort, ggf. auch dessen genaue Anschrift mit.
Wir verwenden diese personenbezogenen Daten sowie weitere Angaben, die Sie uns als Aktionär(svertreter)*in insbesondere über unser elektronisches Aktionärsportal mitteilen (z.B. Registrierung für den elektronischen Versand oder Abstimmungsweisungen zur Hauptversammlung), zu den im AktG, der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 und dem Wertpapierhandelsgesetz (WpHG) vorgesehenen Zwecken. Dies sind insbesondere die Führung des Aktienregisters, die Kommunikation mit Ihnen als Aktionär(svertreter)*in und den für Sie tätigen Intermediären sowie die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Hauptversammlungen. Dies schließt auch die Erstellung von Statistiken (z. B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, Anzahl Transaktionen oder für Übersichten) mit ein.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO i.V.m §§ 67 und 67e AktG.
Die Datenlöschung erfolgt im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
3.2 Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen
Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z. B. aufgrund kapitalmarkt- und weiterer aufsichtsrechtlicher Vorgaben, aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten oder bei einem Abgleich Ihrer Daten mit sog. Sanktionslisten, um Rechtsvorschriften zur Terrorismusbekämpfung (z. B. EU-Verordnung 2580/2001) zu genügen. Um aktienrechtlichen Bestimmungen zu entsprechen, müssen wir beispielsweise bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter*innen die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festhalten.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO i.V.m. den jeweiligen gesetzlichen Regelungen.
Die Datenlöschung erfolgt im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
3.3 Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung
3.3.1 Aufrufen des InvestorPortals
Beim Aufrufen des InvestorPortals werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server der Website gesendet und temporär in einem sogenannten Log-File gespeichert. Folgende Informationen werden dabei auch ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung nach sieben Tagen gespeichert:
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus den nachfolgend aufgelisteten Zwecken:
3.3.2. Anmeldung und Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung
Im Zusammenhang mit der Anmeldung und Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung benötigen wir im Wesentlichen folgende Informationen von Ihnen als Aktionär*in oder Vertreter*in:
Diese Daten benötigen wir, um die Anmeldung von Ihnen als Aktionär*in oder Vertreter*in zur Hauptversammlung durchführen zu können. Des Weiteren verarbeiten wir diese, um Ihnen die Ausübung Ihrer Aktionärsrechte gewähren zu können und um die Hauptversammlung ordnungsgemäß abzuhalten.
Wenn Sie sich anmelden (Login), um das InvestorPortal nutzen zu können, müssen Sie Ihre Aktionärs- bzw. Vollmachtskarten-Nummer und Ihr Passwort bzw. Ihren Zugangscode angeben. Diese Daten nutzen wir, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen auf des InvestorPortal zugreifen.
Soweit die personenbezogenen Daten nicht von den betroffenen Personen im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben werden, übermittelt die depotführende Bank die personenbezogenen Daten an uns.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung in Zusammenhang mit dem Anmeldemanagement sowie der Organisation der virtuellen Hauptversammlung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. §§ 118 ff, insb. § 130a AktG.
Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten gegebenenfalls auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, wertpapier-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.
Daneben verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Wahrung der folgenden berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO):
Die Datenlöschung erfolgt im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
3.3.3. Einreichung von Stellungnahmen
Sie haben die Möglichkeit, im Vorfeld einer virtuellen Hauptversammlung als Aktionär*in bzw. Vertreter*in über das zu dem Zeitpunkt bereitgestellte InvestorPortal Stellungnahmen in Textform einzureichen. Diese werden entsprechend den in der Einberufung definierten Fristen im InvestorPortal unter Offenlegung Ihres Namens und gegebenenfalls des/der Aktionärsvertreters*in veröffentlicht.
Wir verarbeiten die Daten zu Ihrer Stellungnahme, um diese in der jeweiligen virtuellen Hauptversammlung berücksichtigen und diskutieren zu können. Diese Daten sind für alle Nutzer*innen des InvestorPortals einsehbar. Sie haben die Möglichkeit, der Veröffentlichung Ihrer Stellungnahme mit Wirkung für die Zukunft zu widersprechen. Bitte beachten Sie die gesonderten Nutzungsbedingungen zur Einreichung von Beiträgen in Textform, abrufbar in der Fußzeile des im Vorfeld zur Hauptversammlung bereitgestellten InvestorPortals unter „Nutzungsbedingungen“.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung in Zusammenhang mit dem Anmeldemanagement sowie der Organisation der virtuellen Hauptversammlung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. §§ 118 ff, insb. § 130a AktG.
Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten gegebenenfalls auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, wertpapier-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.
Daneben verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Wahrung der folgenden berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) der DSGVO):
Die Datenlöschung erfolgt im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
3.3.4. Kenntnisnahme von Wortmeldungen, Abstimmungsverhalten und Ähnlichem
Im Rahmen der Hauptversammlung verarbeiten wir ferner Informationen zu Anträgen, Wortmeldungen, Fragen und sonstigen Verlangen von Aktionär*innen oder ihren Vertreter*innen, sowie zu Ihrem Abstimmverhalten. Wortmeldungen und Anträge werden live eingereicht, so dass alle Teilnehmer*innen der Hauptversammlung Sie über Ihre Kamera sehen und hören können, sobald Sie sich nicht mehr im virtuellen Warteraum befinden und von dem/der Versammlungsleiter*in aufgerufen wurden.
Wir verarbeiten diese Daten, um Ihnen die gesetzliche Ausübung Ihrer Aktionärsrechte gewähren zu können und somit eine aktive Teilnahme an der Hauptversammlung zu ermöglichen.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Anmeldemanagement sowie der Organisation einer virtuellen Hauptversammlung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. §§ 118 ff, insb. § 130a AktG.
Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten gegebenenfalls auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, wertpapier-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.
Daneben verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Wahrung der folgenden berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) der DSGVO):
Organisation und geordnete Durchführung einer Hauptversammlung
Verteidigung bei etwaigen rechtlichen Streitigkeiten
Information von Mitaktionär*innen und der Öffentlichkeit über die Hauptversammlung
Die Datenlöschung erfolgt im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
3.3.5. Einsatz von Cookies
Zum ordnungsgemäßen Betrieb des Investor- sowie Aktionärsportals nutzen wir ausschließlich technisch erforderliche Cookies.
Darunter fallen unter anderem die sog. Web-Storage-Funktionen. Hierfür werden kleine Textdateien im lokalen Speicher Ihres Browsers auf Ihrem Endgerät abgelegt und dort gespeichert. Im Rahmen der Session-Storage-Technik erheben wir nach Ihrem Login Informationen über den jeweiligen Authentifizierungs-Token (d.h. Ihre „virtuelle“ Eintrittskarte) und Ihre Sitzungsdaten (sog. Session-Daten) einschließlich der Erteilung der Zustimmung zu unseren Nutzungsbedingungen. Hierdurch werden Sie als Benutzer wiedererkannt, wenn Sie während einer aktiven Sitzung auf eine andere Seite des Portals wechseln, auf unsere Website zurückkehren oder die Seite neu laden müssen.
Außerdem nutzen wir die sog. Local-Storage-Funktion, um den Zeitstempel Ihres Logins zu speichern, was aus Sicherheitsgründen einen automatischen Logout nach einer vordefinierten Zeitspanne der Inaktivität ermöglicht. Mit Schließen des Browsers werden diese Daten automatisch gelöscht. In Ihrem Browsermenü finden Sie Informationen, wie Sie das Zulassen von Web-Storage-Objekten auf technischem Wege unterbinden können und mit welcher Einstellung Sie von Ihrem Browser über die Platzierung eines neuen Web-Storage-Objekts informiert werden. Beachten Sie bitte, dass möglicherweise einige Funktionen unserer Internetseite im Falle deaktivierter Web-Storage-Objekte nicht mehr zur Verfügung stehen.
Neben den genannten technisch erforderlichen Cookies setzen wir den Sicherheits-Cookie X-CSRF-Token ein. Überprüft wird dabei, dass Anfragen von einer vertrauenswürdigen Quelle kommen. Diesen Sicherheits-Cookie nutzen wir, um Cross-Site Request Forgery (CSRF) Angriffe zu verhindern.
Bei Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung setzen wir zudem sog. Session-Cookies ein, um der Videoanwendung zu ermöglichen, Benutzersitzungsdaten über Anfragen hinweg zu speichern (z.B. Login-Status oder Benutzereinstellungen), eine nahtlose Benutzererfahrung zu schaffen und den Betrieb der Mediathek zur Einsicht der Stellungnahmen zu gewährleisten.
Wir verarbeiten Ihre Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von technisch erforderlichen Cookies, um Ihnen als Nutzer*in des Investor- bzw. Aktionärsportals einen reibungslosen Ablauf in unseren Portalen zu gewährleisten und um Ihnen während der virtuellen Hauptversammlung die Möglichkeit zu bieten, von dem live Redetool und der Mediathek zur Einsicht der Stellungnahmen Gebrauch zu machen.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Betrieb des Investor- bzw. Aktionärsportal sowie der Organisation der virtuellen Hauptversammlung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. §§ 118 ff, insb. § 130a AktG.
4. Kategorien von Empfängern
Für bestimmte Aufgaben können wir externe Dienstleister mit der Datenverarbeitung beauftragen. Wann immer wir mit solchen Dienstleistern zusammenarbeiten, sind diese durch vertragliche Vereinbarungen in gleicher Weise wie wir zur Beachtung des Datenschutzes verpflichtet.
Einer dieser externen Dienstleister ist die Clearstream Banking AG, Mergenthalerallee 61, 65760 Eschborn, Deutschland, welche als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für Kreditinstitute übernimmt. Die Daten werden durch die Clearstream Banking AG überwiegend in der Europäischen Union verarbeitet. Dennoch ist es möglich, dass soweit es für die Abwicklung von Wertpapiergeschäften notwendig ist, Daten an Drittparteien außerhalb der Europäischen Union unter Verwendung der EU-Standard-Vertragsklauseln weitergegeben werden. Weitere Informationen zum Datenschutz bei der Clearstream Banking AG sind abrufbar unter Datenschutzerklärung.
Darüber hinaus arbeiten wir mit der Computershare Deutschland GmbH & Co. KG, Elsenheimerstr. 61, 80687 München, Deutschland zusammen für die informationstechnologische Abwicklung von Wertpapiergeschäften sowie die Organisation und Durchführung der virtuellen Hauptversammlung. Die Daten werden durch Computershare ausschließlich in der Europäischen Union verarbeitet. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Computershare sind abrufbar unter Datenschutzerklärung.
Zusätzlichen nutzen wir den externen Dienstleister Wige SOLUTIONS GmbH & Co. KG, Buschstraße 9,
53340 Meckenheim, Deutschland zur technischen Durchführung der virtuellen Hauptversammlung. Die Daten werden durch Wige SOLUTIONS GmbH & Co. KG ausschließlich in Deutschland verarbeitet. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Wige SOLUTIONS GmbH & Co. KG sind abrufbar unter Datenschutzerklärung.
Des Weiteren erfolgt eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die von Ihnen gewählte depotführende Bank. Die Bank verarbeitet Ihre Daten, indem Sie alle für die Anmeldung relevanten personenbezogenen Daten über sie als Aktionär*in bzw. Vertreter*in zunächst an die Clearstream Banking AG als Übermittler weitergibt, welche die Daten anschließend zum Zweck der informationstechnologischen Abwicklung der Wertpapiergeschäfte sowie der Organisation der Hauptversammlung an die Computershare Deutschland GmbH & Co. KG übermittelt.
Darüber hinaus sind personenbezogene Daten von Aktionär*innen bzw. Vertreter*innen, die elektronisch zur Hauptversammlung zugeschaltet sind bzw. ihre Rechte ausüben, im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis, § 129 AktG) für andere Aktionär*innen und deren Vertreter*innen zugänglich.
sowie an weitere Empfänger, wie etwa Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten.
5. Ihre Rechte
5.1 Überblick
Den Vorgaben der DSGVO entsprechend haben Sie unterschiedliche Rechte, die Sie uns gegenüber geltend machen können. Hierzu zählt u.a. das Recht, Widerspruch gegen ausgewählte Datenverarbeitungen, insbesondere Datenverarbeitungen zu Werbezwecken, einlegen zu können. Neben dem Recht auf Widerruf Ihrer uns gegenüber erteilten Einwilligungen stehen Ihnen bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen die folgenden weiteren Rechte zu:
5.2 Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, sich an die für die DOUGLAS AG zuständige Aufsichtsbehörde, den/die Datenschutzbeauftragte/n oder an datenschutz@douglas.group zu wenden.
6. Aktualisierung der Datenschutzinformationen
Wir passen diese Datenschutzinformationen an veränderte Funktionalitäten oder geänderte Rechtslage an. Die Änderungen werden wir an dieser Stelle veröffentlichen.
Stand: 29.08.2025